Onboarding à distance : le parcours d'intégration chez Juliette

Salut matelot, c’est Elliot.  Comme tu le sais peut-être, Juliette est une entreprise en remote… à 100% ! Autrement dit, du lundi au vendredi, c’est full télétravail pour nous - et ce, quel que soit le contexte sanitaire du moment. 

Le home office fait partie de notre ADN : on aime la flexibilité et l’autonomie qu’il apporte. Grâce à lui, les équipes de Juliette peuvent travailler depuis n’importe où, toute l’année.  

Alors OUI, pratiquer le télétravail intégral comporte des avantages et des inconvénients, mais les défis qu’il soulève sont facilement surmontables ! Par exemple, il est tout à fait possible de réaliser un super onboarding même en home office. 

Aujourd’hui, je te dis tout sur l’onboarding à distance, et te dévoile le parcours d’intégration chez Juliette. Prêt(e) à te glisser dans nos coulisses ? C’est parti ! 

👉 Définissons l’onboarding 

Qu’est-ce qu’un onboarding ? C’est un mot qu’on retrouve souvent dans l’univers des startups et qui signifie intégration (ou “embarquement” si on traduit littéralement). Il s’agit, tout simplement, de toutes les étapes qui seront mises en place par une entreprise pour bien intégrer ses nouveaux salariés. 

L’onboarding commence généralement au moment où le nouveau salarié est informé(e) de son embauche. Il se termine lorsqu’on estime que le collaborateur est pleinement à l’aise dans son poste et dans l’entreprise… Ce qui peut durer jusqu’à un an - bien au-delà de la période d’essai ! 

L’onboarding est sans doute l’étape la plus importante d’un recrutement, car elle est déterminante. La motivation d’un matelot et son adhésion au projet d’une société ne seront favorisées que s’il/elle est bien intégré(e) à l’entreprise. Logique, non ?  

D’ailleurs, selon une étude Cadre Emploi réalisée en 2019, 1 cadre sur 3 démissionnerait à cause d'un mauvais onboarding (et on parle ici d’onboarding en présentiel !). En cause ? Un parcours d’intégration beaucoup trop court ou inexistant, une plongée dans le grand bain trop précoce… et des moments informels trop peu présents… Et qui sont pourtant si utiles quand il s’agit de tisser des liens ! D’ailleurs, la fonction RH est unanime : l’onboarding fait partie intégrante du processus de recrutement. 

Quels sont les objectifs d'un bon onboarding à distance ?

Quand on travaille à distance, tu t’en doutes, l’onboarding est encore plus crucial : il faut tout mettre en œuvre dès le début pour engager ses salariés et faire en sorte qu’ils se sentent bien dans l’équipe, malgré toute la distance du monde. Je te rassure, mon p’tit père : si l’onboarding à distance présente certains enjeux, il n’est pas sorcier !

Transmettre la personnalité et les valeurs de l’entreprise 

On te l’expliquait dans cet article consacré à nos valeurs : Juliette, c’est plus qu’un gel douche, plus qu’une énième entreprise de cosmétique. Ce qui nous anime, c’est une envie de changer les choses. On veut contribuer, à notre échelle, à rendre le monde plus beau - ou, au moins, plus sain. Pour y arriver, on a besoin que les nouvelles recrues Juliette soient animées par la même envie. 

L’enjeu premier de notre parcours d’intégration, c’est donc de transmettre notre personnalité optimiste et volontaire aux nouveaux moussaillons qui montent à bord du Bubble. On doit tous/toutes partager les valeurs de Juliette - ce sont elles, les vraies garantes de notre cohésion d’équipe.

Guider notre mousse pour qu'il se sente bien en remote  

On ne naît pas télétravailleur, on le devient (Pardon Simone). Et ça, chez Juliette, on en est conscients. On ne gère pas tous le remote de la même façon - c’est pourquoi on prend le temps, dès l’intégration des nouveaux collaborateurs, de partager nos conseils et nos recommandations en matière de remote. On veut vraiment que les nouveaux matelots se sentent bien en télétravail - puisqu’on le rappelle, chez Juliette, on est en télétravail 100% du temps. Il est donc essentiel que nos nouveaux arrivants apprennent à apprivoiser le travail à distance. 

Aider notre matelot à devenir opérationnel et autonome  

En télétravail, ce qui peut pêcher, c’est souvent le manque de transparence et de communication. Pour y pallier, on essaye d’instaurer au sein de l’équipe Juliette une culture d’entreprise bienveillante et un esprit solidaire. Chaque moussaillon doit se sentir libre de poser des questions et d’échanger sur ses points bloquants. Mais on essaye aussi de responsabiliser les matelots au maximum ! 

Pour permettre à chacun(e) d’être opérationnel(le) et autonome, c’est simple, on redouble de deux choses : 

• De communication : on essaye de transmettre le plus d’infos possibles pour éviter les quiproquos, les non-dits, les incompréhensions, les rancœurs. Pour ce faire, on n’hésite pas à investir dans les outils collaboratifs qui facilitent le partage de connaissances, tels que Notion, Slack, Zoom, Trello, etc.
  

• De confiance : le principal atout du télétravail, c’est quand même de permettre à tous/tes de s’organiser librement. Chez Juliette, on ne surveille pas nos employés ni leur emploi du temps. Chacun est libre de composer sa routine de travail comme il l’entend ! 
  

Créer un sentiment d'appartenance fort à l'Équipage  

Comme le soulignait l’étude Cadre Emploi mentionnée plus haut, l’onboarding est une course de fond, pas un sprint. Pour impliquer un nouvel arrivant sur le long terme, on doit l’intégrer dans l’équipe pour de vrai - et je ne parle pas ici de distribuer des stickers ! 

Impliquer de nouvelles recrues dès l’onboarding, ça demande de :

• Faire des points d’équipe réguliers → pour parler travail, mais pas que ! 
• Organiser des évènements informels (comme des apéros virtuels) pour passer du temps ensemble, même à distance. 
• Offrir la possibilité aux nouveaux arrivants de s’investir dans des projets qui ont du sens pour elles. 

Les rôles de Compagnon de bord et de Mousse

Parmi les valeurs de Juliette, il y a une notion très importante : celle du care (ou “attention” en français). Dans l’équipe, on aime prendre soin prendre de la planète, mais aussi de nos coéquipiers. Et pour veiller au bien-être de notre Équipage, il n’y a pas 36 solutions : ça passe avant tout par l’accompagnement. Chez Juliette, par exemple, chaque nouvel embauché se voit attribuer un “Compagnon de bord”. Je t’explique :

Le rôle du Compagnon de bord chez Juliette  

Comme son nom l’indique, le Compagnon de bord chez Juliette est un savant mélange entre guide et mentor (loin d’être un tuteur, c’est plutôt un parrain). C’est une oreille attentive vers qui on peut se tourner quand on a des questions, des doutes, des peurs. Le compagnon de bord est aussi une personne pragmatique qui s’y connaît en matière de Bubble. Elle doit pouvoir orienter la nouvelle recrue et la former sur des aspects très précis (il peut s’agir par exemple de la prise en main d’un outil). 

Le rôle de Mousse chez Juliette  

Un Mousse, c'est tout simplement une nouvelle recrue qui rejoint l'Équipage Juliette 🙂  L’objectif du Mousse est de devenir un matelot au fil des mois, grâce à son onboarding. Pour y parvenir, il doit connaître la vision de Juliette et la roadmap sur le bout des doigts, s’imprégner de nos valeurs, se familiariser avec le poste...

Comment se déroule l'onboarding à distance chez Juliette ?

Chez Juliette, on imagine l’onboarding comme un parcours d'intégration, du quai jusqu'au Bubble. C’est un peu comme si chaque Compagnon de bord venait chercher la nouvelle recrue dans une petite embarcation et l'emmenait jusqu'au Bubble. 😄  Ce petit trajet est déjà l’occasion d’apprendre plein de choses ! En bref, la bonne intégration d’un nouveau collaborateur ne s’improvise pas : elle se prépare soigneusement ! 

Mais alors, comment bien intégrer un collaborateur dans son entreprise ?

Voici l’onboarding à distance proposé par notre équipe, dans les grandes lignes. Bien sûr, on ne dévoile pas ici tout notre plan d’intégration, car on préfère garder une part de surprise… Qui sait, toi qui me lis pourrais un jour rejoindre le navire Juliette ! 

Avant l’arrivée d’un nouveau collaborateur chez Juliette 

• On annonce son arrivée à tout l'Équipage - comme ça, tout le monde est prévenu ! 
• On crée immédiatement un accès à un canal Slack dédié, sur lequel la nouvelle recrue peut poser toutes ses questions. 
• On règle tous les détails administratifs, comme le contrat de travail, en amont de la prise de poste, pour que tout soit prêt le jour J ! Le premier jour est assez stressant comme ça, on ne veut pas y rajouter de la paperasse ! 
• On envoie un ticket d'embarquement par la poste à notre nouveau talent (oui oui, pour de vrai !).
• Peu avant l’arrivée officielle du jeune mousse, on lui envoie un Carnet de bord pour le guider dans ses premiers jours en remote (c’est notre livret d’accueil à nous).
• Peu avant son arrivée, la nouvelle recrue échange une première fois avec son Compagnon de bord.

Le Jour J  

• On envoie à toutes nos nouvelles recrues un Welcome pack (qui contient plein de surprises à l'intérieur !)
• On fait bien sûr parvenir à notre nouveau collègue ses outils de travail.
• Baptiste, le Capitaine du Bubble, fait ensuite découvrir l’univers de Juliette à la nouvelle recrue, à l’occasion d’un call. 
• Un nouveau point est fait avec le Compagnon de bord. 

Ce qu’on évite par-dessus tout : surcharger la nouvelle recrue avec un surplus d’informations, dès le 1er jour. 😄 On préfère y aller en douceur, pour ne pas brusquer notre jeune mousse ! 

Pendant les premières semaines  

• On prévoit une petite visite du centre logistique de Juliette, situé en Normandie. Rien de mieux pour immerger notre jeune mousse dans notre univers ! 
• On essaye d’impliquer dès que possible la nouvelle recrue dans les petits projets internes de Juliette. 
• Des calls réguliers avec le Compagnon de bord sont prévus, afin de vérifier que l’onboarding se passe bien pour la nouvelle recrue, pour prendre des nouvelles… C’est aussi l’occasion de vérifier que le jeune mousse n’a besoin de rien pour améliorer son poste de travail - n’oublions pas que nous sommes en remote !
• On organise des apéros/goûters Zoom pour papoter avec toute l'équipe. On propose aussi des jeux fun pour apprendre à se connaître. 
• On fixe des objectifs atteignables en lien avec le job à J+90, afin que le moussaillon ait un cap à suivre. 
• Quand l’onboarding touche à sa fin, on recueille les feedbacks du moussaillon, pour identifier d’éventuelles pistes d’amélioration.
  
  

L’astuce de Juliette : 

Ne pas hésiter à demander aux nouveaux employés de fournir un rapport d’étonnement à l’issue de leur phase d’intégration ! Un bon réflexe qui permet d’améliorer régulièrement son programme d’intégration. 

Entreprises : 7 réflexes pour réussir votre onboarding à distance

• Valider pendant le recrutement que le télétravail convient bien au futur employé. Pour s’épanouir en remote, il est nécessaire de posséder un certain savoir-être (on vous en dit plus dans cet article dédié aux soft skills à avoir pour bien gérer le télétravail).
  
  
• Imprégner la nouvelle recrue avec l’univers de l’entreprise avant même son arrivée. Une prise de poste est toujours plus angoissante quand on ne sait pas grand-chose de l’entreprise et de ses collaborateurs.
  
  
• Boucler l'administratif au plus tôt pour que la nouvelle recrue profite de ses premiers jours sereinement.
  
  
• Éviter de la submerger d’informations d’entrée de jeu - ça peut s’avérer contre-productif - et ce n’est jamais agréable pour la nouvelle recrue !
  
  
• Lui fixer un objectif, de manière à l’impliquer et la responsabiliser dès le début - un objectif réaliste, bien entendu.
  
  
• Attribuer un guide ou un mentor au nouvel employé. De cette manière, la nouvelle recrue saura vers qui se tourner en cas de problème ou de doute.
  
  
• Récolter des feedbacks pour améliorer l'onboarding. 

Réussir son onboarding à distance, en conclusion

Même s’il est parfois oublié ou négligé, l’onboarding est une étape déterminante dans la fidélisation d’une nouvelle recrue, qu’il convient de ne pas négliger !  L’intégration des nouveaux salariés peut également influer (positivement ou négativement) sur la marque employeur d’une entreprise et sur son turnover. 

Remote ou pas remote, télétravail intégral ou non, il est impératif que la nouvelle recrue se sente incluse, accompagnée, guidée dans sa nouvelle aventure - surtout pendant les premiers mois. C’est le secret d’une intégration réussie qui permettra de fidéliser les nouveaux embauchés ! 

Intégrer une nouvelle entreprise est toujours déstabilisant, puisqu’il s’agit d’un nouvel environnement. Il faut le temps de prendre ses marques, de nouer des liens… Cette démarche peut être encore plus impressionnante quand on rejoint une entreprise à distance. C’est pourquoi il ne faut pas hésiter, en tant qu’entreprise, à faciliter l’intégration des nouveaux entrants et leur proposer une expérience collaborateur mémorable ! Comment ? En préparant une période d’intégration aux petits oignons !