Outils télétravail : 5 logiciels indispensables testés par Juliette

Salut matelot 👋🏻 ! Comme tu l’as sans doute remarqué, le mot télétravail (ou travail à distance) est aujourd’hui sur toutes les lèvres. Cela fait déjà plus d’un an que son recours a été généralisé dans les entreprises de France et de Navarre. Et c’est plutôt chouette, car les avantages du télétravail sont nombreux : flexibilité et autonomie, gain de productivité, meilleure qualité de vie… 

Chez Juliette, on pratique le télétravail à 100% (full-remote en anglais) depuis nos débuts ! Concrètement, ça veut dire que notre bureau est dématérialisé. En gros, on peut travailler depuis n’importe où, dans le monde entier (vers l'infini et au delàààààa), sans perdre en efficacité. 

Mission impossible, tu penses ? Faux, mon capitaine ! Il suffit d’avoir les bons logiciels pour télétravailler sans sacrifier sa cohésion d’équipe. Outils collaboratifs, espaces de travail virtuels, gestion de projet, logiciels de visioconférence… Internet regorge de solutions pour bien vivre le travail à distance 🙌. 

Et justement, chez Juliette, on a eu l’opportunité de tester pas mal d’outils pour le télétravail, qui peuvent différer selon les spécificités métiers. Quels sont donc les meilleurs outils collaboratifs ? Voici notre top 5 des outils télétravail VRAIMENT indispensables ! 

Slack, parmi les outils télétravail incontournables

Au fil des années, Slack est devenue LA messagerie collaborative de référence. Et pour cause, l’outil permet aux entreprises de communiquer avec leurs équipes en temps réel. C’est un peu comme un “Facebook Messenger”, mais en version pro et beaucoup plus intuitive. 

☝️ Cet outil de collaboration dispose de nombreuses fonctionnalités permettant de faciliter la communication entre les équipes : 

• Les canaux de Slack permettent de créer plusieurs espaces de discussion spécifiques, à répartir selon des équipes ou des thèmes particuliers.
  

• Slack Connect permet d’inviter des personnes extérieures à l’entreprise sur Slack. Pratique, quand on travaille régulièrement avec des freelances ou consultants par exemple ! 
  

• Il est également possible de lancer des appels audio et vidéo depuis la plateforme, en one-to-one ou à plusieurs. 
  

• Sur Slack, tu peux partager des fichiers en quelques clics.
  
  
• La plateforme de discussion instantanée dispose également d’une messagerie privée, permettant à chaque collaborateur d’entamer des discussions à deux. 
  

Chez Juliette, Slack est un peu notre bureau dématérialisé. Chacune de nos équipes dispose de son canal de communication dédié (communication, design, marketing, produit…). Ce qui ne nous empêche pas de tous nous retrouver sur des canaux plus généralistes, pour mutualiser nos connaissances, nous tenir au courant des avancées de nos projets… 

💡 Bon à savoir : à la base, Slack a été créé par des développeurs pour des développeurs. Sur la plateforme, tout est donc parfaitement optimisé. Eh oui : Slack regorge de raccourcis permettant de réaliser certaines actions en quelques secondes. Pas bête la guêpe !

Discord, pour la vie d’équipe

Lorsqu’on veut se changer les idées, chez Juliette, on bascule sur Discord, une plateforme de communication digitale un peu plus fun que Slack. Conçu à la base pour faciliter les échanges entre gamers, l’outil permet aujourd’hui au grand public comme aux entreprises de communiquer en ligne facilement. 

Chez Juliette, c’est un peu notre cafét’ à nous ! Comme sur Slack, on peut échanger dessus par écrit, faire des appels audios, des visios… La seule différence, c’est que Discord est 100% dédié au fun, à l’informel, bref : à la vie d’équipe.

Dessus, on a créé plusieurs canaux en fonction de nos centres d’intérêt (lecture, food, etc). C’est aussi sur Discord que prennent place chaque mois nos apéros virtuels ! 🍻 

Notion, pour le partage de connaissances

Quand on travaille en équipe à distance, l’un des plus gros challenges est probablement le partage de connaissances. Comment favoriser la transparence, la pédagogie et la transmission d’information, quand les collaborateurs ne partagent pas le même lieu de travail ? 

Eh bien, avec la plateforme collaborative Notion, c’est tout de suite plus facile ! 🤓

L’outil se définit comme un “espace de travail tout-en-un”. Et en effet, il permet de centraliser et structurer les connaissances  à un seul endroit, grâce à ses multiples fonctionnalités. Prise de notes, partage de documents, gestion de projets… Toutes ces actions peuvent être faites sur cette plateforme ludique et intuitive ! 

Dans notre équipe, Notion fait office de véritable bibliothèque de connaissance virtuelle 📚. C’est là qu’on centralise tout notre savoir sur notre produit, nos projets, nos ambitions… Chacune de nos équipes a son espace sur Notion et l'organise comme elle l’entend. 

Le but du jeu reste bien sûr de le tenir à jour : on y écrit notre raison d’être, nos objectifs à venir, nos challenges… De cette manière, n’importe quel collaborateur peut saisir les enjeux de chaque équipe ! 

💡 Notion facilite également le partage de savoir et la formation entre collaborateurs à distance ! Par exemple, chez Juliette, Notion nous permet de former nos collaborateurs à la prise en main d’un outil. En bref, le travail en équipe est vraiment simplifié grâce à Notion. 

Outils télétravail indispensables : nous nommons Google Drive

Difficile de pratiquer le télétravail sans Google Drive, l’outil de travail collaboratif par excellence. Chez Juliette, c’est un peu comme la cale de notre bateau : on y stocke tout ! Qu’il s’agisse de photos, de vidéos, d’articles…  👉 Rien ne se perd, rien ne se crée : tout va sur Drive. 

Concrètement, il s’agit d’un espace de stockage et de partage aux multiples outils. On peut partager des documents écrits avec Google Docs, des tableaux avec Google Sheets, des présentations avec Google Slides… Tout ceci, sans aucune limite de poids ! 

En prime, grâce à Google Drive,  il est possible de sauvegarder, ouvrir ou modifier des fichiers à partir de n'importe quel appareil. Les modifications apportées aux documents Drive sont enregistrées et partagées en temps réel, ce qui favorise le travail asynchrone. Indispensable, qu’on vous disait… 

💡 Bon à savoir :

La version gratuite de Google Drive offre jusqu’à 15 Go de stockage par utilisateur. 

Zoom, l’allié du travail collaboratif 

Un peu comme télétravail, pandémie ou confinement, il a été difficile de passer à côté du mot Zoom ces derniers mois.

Comme tu le sais peut-être, Zoom est une application de visioconférences, couramment utilisée pour faire des réunions virtuelles, mais aussi des apéros (l’expression “apéro-zoom” était même courante en 2020…). Ce service de visioconférences permet de lancer des appels téléphoniques à deux ou en équipe, via des salles de réunion virtuelles. 

Et si l’outil collaboratif est aussi attractif, c’est parce qu’il est entièrement gratuit pour les réunions < à 100 participants. Le nombre de réunions Zoom par mois est illimité. Il suffit de ne pas dépasser une limite de 40 minutes par réunion - à moins de souscrire à une offre payante ! 

💡 Bon à savoir :

 Zoom & Slack se conjuguent très bien ensemble. En effet, Slack permet d'ajouter Zoom à ton espace de travail, et de lancer les calls Zoom depuis Slack. Particulièrement efficace, pour qui souhaite automatiser ses flux de communication ! 

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Trello, le logiciel de gestion de projet

Et pour finir, l’inimitable, l’indétrônable Trello ! Il est très difficile de ne pas devenir un.e pro de l’organisation avec cet outil collaboratif clair et intuitif, qui décuple la productivité des troupes 🚀. 

Fondé sur la méthode Agile, Trello permet de créer des tableaux digitaux de gestion de projet. Ces derniers te permettront de répartir tes tâches à faire sous la forme de cartes, à glisser ensuite dans des colonnes. Tu peux te créer une colonne "À faire", une colonne "En cours" et une colonne "Terminé", et glisser tes cartes dans les différentes colonnes, à mesure que tu progresses. Pratique, pour suivre sa gestion des tâches quotidiennes ! 

Mais ce n’est pas tout ! Trello te permet également de suivre les projets de ton équipe : un seul coup d’oeil aux cartes de tes coéquipiers, et tu peux savoir où ils en sont, sans même leur demander (à condition que leurs cartes soient bien à jour bien sûr 🧐) ! C’est donc un fabuleux outil qui facilite  la communication et gestion des tâches entre les collaborateurs. 

En prime, l’usage de Trello est simple et ludique. Il est très aisé d’y prendre goût ! Chez Juliette, on utilise Trello pour réaliser nos rétrospectives chaque mois. Cet outil collaboratif nous permet de lister les points positifs observés sur une période donnée, les points à améliorer, etc. 

Les outils télétravail en résumé

Logiciels de gestion de tâches, logiciels de transfert de fichiers, outils de communication… Désormais, les ressources ne manquent pas pour télétravailler en harmonie. Le plus gros challenge reste surtout de se repérer parmi tous ces outils collaboratifs.  

Le conseil de Juliette : éviter de s'éparpiller, et se concentrer plutôt sur une liste d’outils télétravail essentiels. Mieux vaut exploiter au maximum une poignée d’outils collaboratifs télétravail, que se perdre parmi une multitude de logiciels qu’on ne maîtrise pas vraiment. C’est beaucoup plus productif (et certainement plus rentable 💵) à terme. Alors, prêt.e à faire rimer travail collaboratif à distance avec succès, moussaillon ?